Dit is het standaard privacybeleid van PonyPortaal voor De Jonghe Pony. De beheerder van De Jonghe Pony kan een eigen privacybeleid instellen via de admin-instellingen.

Privacybeleid: De Jonghe Pony

Versie: 1.0 Laatste update: 3 juni 2026 Contact: info@dejonghepony.be

Kort samengevat

Een privacybeleid hoort kort en leesbaar te zijn. Daarom eerst de essentie, dan de details. Hieronder lees je 5 belangrijke dingen die je moet weten over hoe De Jonghe Pony met je gegevens omgaat:

  1. Wie zijn wij? De Jonghe Pony, een die paardrij-activiteiten organiseert. Voor vragen over jouw gegevens kan je contact opnemen met De Jonghe Pony via info@dejonghepony.be.

  2. Welke data verzamelen we? Wat we nodig hebben om lessen, activiteiten en boekingen te kunnen organiseren: contactgegevens, geboortedatum, lidmaatschap, verzekeringsinfo en betaalhistoriek. Voor kinderen registreren we gegevens via de ouder of voogd, nooit rechtstreeks bij het kind.

  3. Waarvoor gebruiken we het? Om lessen en activiteiten te organiseren, je boekingen en beurtenkaarten te beheren, facturen op te stellen en wettelijke verplichtingen na te komen (boekhouding, lidmaatschapsregistratie bij verzekeraars).

  4. Met wie delen we het?

    • Kerlinga/PonyPortaal: onze SaaS-leverancier, als verwerker onder een contract (DPA) dat je gegevens beschermt.
    • Hosting-partners Supabase en Vercel (via Kerlinga): databank en applicatie-hosting in Frankfurt, EU.
    • Mollie: als je online betaalt, gaat je betaalinfo rechtstreeks naar Mollie (die is zelf verantwoordelijk voor de betaling).
    • Paardensport Vlaanderen: voor de registratie van lidmaatschap en verzekering, indien van toepassing.
    • Overheid/fiscus: bij wettelijke verplichting (bv. controle van de boekhouding).
    • Nooit voor marketing of advertenties aan derden.

  5. Welke rechten heb je? Alles wat de AVG je geeft: inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid. Neem contact op via info@dejonghepony.be. Wij antwoorden binnen een maand.

Geen AI, geen geautomatiseerde besluitvorming. De Jonghe Pony gebruikt geen kunstmatige intelligentie of geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor jou hebben. Prijsberekeningen, boekingsbeschikbaarheid en credit-aftrek gebeuren via gewone, regelgebaseerde software.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

De Jonghe Pony

Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene Ondernemingsnummer: (niet ingesteld) BTW: niet van toepassing

Contact voor privacy-vragen:

De Jonghe Pony heeft geen verplichte DPO (Data Protection Officer) aangesteld omdat dat wettelijk niet vereist is voor onze schaal en activiteit. Voor alle privacy-vragen kan je rechtstreeks contact opnemen met de zaakvoerder, De Jonghe Pony.

2. Wanneer is dit beleid van toepassing?

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die De Jonghe Pony verwerkt wanneer:

  • je een account aanmaakt op ons klant-portaal (dejonghepony.ponyportaal.be);
  • je een kind of volwassen deelnemer inschrijft voor lessen of activiteiten;
  • je beurtenkaarten koopt of gebruikt;
  • je een lidmaatschap of verzekering aanvraagt via ons;
  • je ons contacteert via e-mail, telefoon of via ons contactformulier;
  • je een betaling doet (ofwel via bankoverschrijving, ofwel online via Mollie);
  • je onze website bezoekt.

Wat niet onder dit beleid valt

  • Het platform-privacybeleid van Kerlinga/PonyPortaal regelt hoe Kerlinga als dienstverlener met haar eigen klantrelaties omgaat (waar De Jonghe Pony zelf klant is van Kerlinga). Zie ponyportaal.be/privacy.
  • Mollie (de betaalverwerker) heeft een eigen privacybeleid voor alles wat met betaalinformatie te maken heeft: mollie.com/legal/privacy.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we, en waarom?

3.1 Gegevens van volwassen ruiters en ouders/voogden

Gegeven Rechtsgrond Bewaartermijn
Voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b AVG) Duur actief gebruik + 3 jaar na laatste activiteit
Adres, postcode, woonplaats Uitvoering overeenkomst Idem
Wachtwoord (altijd gehasht, nooit leesbaar) Uitvoering overeenkomst Duur actieve account
Login-geschiedenis, IP-adres bij login Gerechtvaardigd belang: beveiliging 30 dagen
Opt-in voor nieuwsbrieven (optioneel) Toestemming (art. 6.1.a AVG) Tot intrekking

3.2 Gegevens van deelnemers (kinderen én volwassenen)

Gegeven Rechtsgrond Bewaartermijn
Voornaam, achternaam, geboortedatum Uitvoering overeenkomst Duur actief gebruik + 3 jaar
Niveau, ervaring, voorkeuren (bv. paardtype) Uitvoering overeenkomst Idem
Relatie ouder-kind (participant_guardians) Uitvoering overeenkomst Duur actief gebruik + 3 jaar
Toestemming ouder bij minderjarigen (timestamp + IP) Wettelijke plicht (art. 8 AVG) Bewijsvoering: minstens 5 jaar

3.3 Lidmaatschap en verzekering

Als De Jonghe Pony werkt met lidmaatschap en verzekering (bijvoorbeeld bij Paardensport Vlaanderen):

Gegeven Rechtsgrond Bewaartermijn
Lidmaatschapsstatus, licentienummer Uitvoering overeenkomst Duur lidmaatschap + 3 jaar
Verzekeringsstatus en -type Uitvoering overeenkomst Idem

BEWERK: vermeld hier welke verzekeraars of federaties je gebruikt. Voor de meeste ponymaneges is dit Paardensport Vlaanderen (PSV).

3.4 Transactionele gegevens

Gegeven Rechtsgrond Bewaartermijn
Lesinschrijvingen, activiteitsboekingen Uitvoering overeenkomst Duur actief gebruik + 3 jaar
Beurtenkaart-historie Uitvoering overeenkomst Idem
Openstaande betalingen, betaalstatus Uitvoering overeenkomst Idem
Facturen en creditnota's (naam, adres, bedragen) Wettelijke plicht (KB 21/10/2018, WIB92 art. 315) 7 jaar
Mollie payment-IDs (referenties) Uitvoering overeenkomst 7 jaar (gelinkt aan factuur)

3.5 Communicatie en consent-audit

Gegeven Rechtsgrond Bewaartermijn
Privacy-beleid en voorwaarden-acceptatie (versie, timestamp, IP) Wettelijke plicht (art. 7.1 AVG, bewijsvoering) Minstens 5 jaar
E-mail-communicatie met jou Uitvoering overeenkomst 3 jaar na laatste contact

3.6 Wat we NIET verzamelen

  • Geen gezondheidsgegevens (allergieën, medicatie, medische aandoeningen, blessures). Als je over medische zorgen wil communiceren, doe dat rechtstreeks met De Jonghe Pony, niet via het online portaal.
  • Geen gegevens over levensovertuiging of religie.
  • Geen politieke opvattingen.
  • Geen biometrische of genetische gegevens.
  • Geen profielingen of geautomatiseerde besluiten.

Deze beperking is contractueel vastgelegd in de Verwerkersovereenkomst tussen De Jonghe Pony en Kerlinga; zie clausule 5 van de DPA.

4. Met wie delen we je gegevens?

4.1 Onze SaaS-leverancier (verwerker)

Kerlinga / PonyPortaal: Kerlinga levert het online platform waarmee wij je boekingen, lessen en facturen beheren. Kerlinga verwerkt je gegevens uitsluitend in opdracht van De Jonghe Pony en mag ze niet voor eigen doeleinden gebruiken. Wij hebben een Verwerkersovereenkomst (DPA) met Kerlinga die je rechten beschermt; zie ponyportaal.be/dpa.

Kerlinga werkt op haar beurt met de volgende sub-verwerkers (allemaal met DPA):

Partij Functie Datalocatie
Supabase Databank, authenticatie, bestandsopslag Frankfurt
Vercel Applicatie-hosting, CDN Frankfurt (DPF-gecertificeerd voor DDoS-bescherming via VS)
AWS SES Verzending van e-mails (na activering) Frankfurt
Sentry Error tracking en performance monitoring Duitsland (sentry.de, EU-region)

4.2 Onze betaalverwerker (zelfstandige verantwoordelijke)

Mollie B.V.: wanneer je online betaalt (Bancontact, iDEAL, creditcard), gaan je betaalgegevens rechtstreeks naar Mollie. Mollie is géén verwerker maar een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de betaalverwerking zelf. Zie het privacybeleid van Mollie: mollie.com/legal/privacy.

4.3 Verzekeraars en federaties

BEWERK: vermeld hier welke externe organisaties lidmaatschap- of verzekeringsgegevens ontvangen.

Voorbeeld: "Als je kiest voor een lidmaatschap of verzekering via Paardensport Vlaanderen (PSV), delen wij je naam, geboortedatum en licentienummer met PSV voor de registratie. Zie hun privacybeleid op paardensport.vlaanderen."

4.4 Overheid en toezichthouders

Wij kunnen je gegevens delen met overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist is: fiscale controle, politie-onderzoek, rechterlijk bevel, GBA-inspectie.

4.5 Wat we NIET doen

  • Wij verkopen geen gegevens.
  • Wij doen geen marketing naar derden.
  • Wij doen niet aan profiling of gerichte reclame.
  • Wij dragen geen gegevens over buiten de EER, behalve zoals hierboven beschreven (Vercel DPF).

5. Hoe beveiligen we je gegevens?

De Jonghe Pony gebruikt PonyPortaal als technologie-platform. Kerlinga neemt namens ons passende technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG:

  • Encryptie in transit (HTTPS/TLS) en at rest (AES-256 op Supabase)
  • Row Level Security op databankniveau: andere maneges kunnen jouw gegevens niet zien
  • Gehashte wachtwoorden (nooit leesbaar opgeslagen)
  • Sessiebeheer via httpOnly cookies (geen tokens in browser-storage)
  • Dagelijkse backups (Supabase point-in-time recovery)
  • Input-validatie op alle formulieren
  • Drie-lagen-beveiliging: middleware → server-side validatie → database-policies

Als je vermoedt dat er iets fout is met de beveiliging, neem meteen contact op via info@dejonghepony.be.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Zie de bewaartermijnen per categorie in §3. Algemene principes:

  1. Actief gebruik + 3 jaar: zolang je account actief is, en 3 jaar na je laatste activiteit, bewaren we je profiel en deelnemer-gegevens. Daarna anonymiseren wij ze.
  2. Facturen: 7 jaar: Belgische boekhoudwetgeving verplicht ons om facturen en creditnota's 7 jaar te bewaren. Dit heeft voorrang op het recht op vergetelheid; je kan ons dus niet vragen facturen te verwijderen, maar wel je persoonlijke account.
  3. Toestemming-bewijs: minimaal 5 jaar, zodat we bij een GBA-vraag kunnen aantonen dat je akkoord gaf.
  4. Technische logs: 30 dagen.

Wat gebeurt er bij anonymisering?

Wij vervangen je identificeerbare gegevens (naam, e-mail, adres, telefoon) door willekeurige of geanonimiseerde waarden. Je factuur-snapshots blijven onveranderd (wettelijke plicht). Na anonymisering kan De Jonghe Pony je gegevens niet meer aan jou koppelen, wat betekent dat je geen inzage-verzoek meer kan doen voor die gegevens; dit is correct onder de AVG.

7. Wat zijn jouw rechten?

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

Recht Toelichting Hoe uitoefenen
Inzage (art. 15) Een kopie van je gegevens opvragen Via "Mijn data" in je account, of via e-mail
Rectificatie (art. 16) Onjuiste gegevens corrigeren Via je account-profiel, of via e-mail
Wissing (art. 17) "Recht op vergetelheid", behalve voor facturen (wettelijke plicht) Via "Mijn data" in je account, of via e-mail
Beperking (art. 18) Verwerking tijdelijk stoppen Via e-mail
Bezwaar (art. 21) Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen Via e-mail
Overdraagbaarheid (art. 20) Je gegevens in een machine-leesbaar formaat opvragen Via "Mijn data" in je account
Intrekking toestemming (art. 7.3) Voor nieuwsbrieven: via je account-instellingen Toggle in je account

Self-service via je account

De meeste rechten kan je zelf uitoefenen via de pagina "Mijn data" in je klant-account. Daar vind je:

  • Een overzicht van alle persoonsgegevens die wij over je hebben
  • Een knop om een volledige export te downloaden (JSON + PDF)
  • Een knop om een verwijderverzoek in te dienen (admin-workflow)
  • Een toggle om nieuwsbrieven uit te schakelen

Wat als je niet ingelogd bent?

Stuur een e-mail naar info@dejonghepony.be met je naam en een duidelijke beschrijving van je verzoek. Om te vermijden dat iemand jouw gegevens opvraagt, kunnen we vragen om je identiteit te bevestigen.

Reactietermijn

Wij reageren binnen één maand na ontvangst. Voor complexe verzoeken kunnen we die met maximaal twee maanden verlengen (met motivatie).

Klacht indienen

Als je ontevreden bent over onze behandeling van je verzoek, kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Minderjarigen

De Jonghe Pony werkt veel met minderjarigen. Omdat kinderen vaak niet zelf de draagwijdte van gegevensverwerking kunnen overzien, hanteren wij een strikt ouder-model:

  • Een kind heeft geen eigen account.
  • Een ouder of voogd maakt een account aan en voegt het kind toe als "deelnemer".
  • Bij het toevoegen van een minderjarige bevestigt de ouder uitdrukkelijk dat hij/zij de wettelijke vertegenwoordiger is en toestemming geeft voor de verwerking van de gegevens van het kind.
  • Wij communiceren nooit rechtstreeks met minderjarigen onder de 18. Alle communicatie (mails, herinneringen, facturen) gaat naar de ouder.

Deze aanpak is conform art. 8 AVG (ouder-toestemming bij minderjarigen) en art. 7 van de Belgische Kaderwet van 30 juli 2018 (toestemmingsleeftijd 13 jaar).

9. Cookies

Ons klant-portaal gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies voor het laten werken van login en sessiestate. Wij plaatsen geen tracking-cookies, advertentie-cookies of analytics-cookies. Daarom is er geen cookiebanner, conform de uitzondering in art. 5.52 van de ePrivacy-richtlijn (strikt noodzakelijk).

Voor een volledige lijst van cookies zie de cookieverklaring van Kerlinga/PonyPortaal.

10. Internationale doorgifte

Je gegevens worden verwerkt binnen de EER (Frankfurt, Duitsland). Uitzondering: Vercel routeert IP-adressen tijdelijk door VS-datacentra voor DDoS-bescherming. Vercel is DPF-gecertificeerd (EU-US Data Privacy Framework), dus deze doorgifte valt onder een erkend adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.

11. Wijzigingen aan dit beleid

De Jonghe Pony kan dit privacybeleid aanpassen als wet- of dienst-wijzigingen dit vereisen. Materiële wijzigingen worden aangekondigd via e-mail en vragen opnieuw je akkoord bij je eerstvolgende login. Niet-materiële wijzigingen (typo's, verduidelijkingen) worden stilzwijgend doorgevoerd en vermeld in de changelog onderaan dit document.

12. Versie-historie

Versie Datum Wijziging
v1.0 3 juni 2026 Eerste uitgifte

13. Contact

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken in verband met je persoonsgegevens:

E-mail: E-mail: info@dejonghepony.be Tel: Telefoon: 0490401416 Adres: Adres: Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene

Wij doen ons best om elke vraag binnen een redelijke termijn, en zeker binnen de wettelijke termijn van één maand, te beantwoorden.

De Jonghe Pony · Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene · (niet ingesteld) · info@dejonghepony.be