Versie: 1.0 Datum van inwerkingtreding: 15 april 2026 Beheerder: Kerlinga, eenmanszaak van Robbe de Jonghe
Dit document regelt de contractuele relatie tussen Kerlinga (als dienstverlener) en haar zakelijke klanten die PonyPortaal als SaaS-dienst afnemen ("tenants"). Voor de verwerking van persoonsgegevens geldt daarnaast de afzonderlijke Verwerkersovereenkomst (DPA); zie dpa-template-v1.md. Beide documenten moeten samen aanvaard worden bij aanvang van de dienst.
In deze algemene voorwaarden betekenen:
| Term | Betekenis |
|---|---|
| Kerlinga | Kerlinga, eenmanszaak van Robbe de Jonghe, met maatschappelijke zetel te Tieltsteenweg 21, 8750 Wingene, België, ingeschreven in de KBO onder nummer BE 0763.807.395, vrijgesteld van BTW onder art. 56bis WBTW (regeling kleine onderneming). |
| PonyPortaal | De SaaS-dienst die Kerlinga aanbiedt, bestaande uit een multi-tenant webapplicatie voor het beheer van lessen, deelnemers, activiteiten, boekingen, beurtenkaarten, facturatie en betalingen voor ponymaneges en verwante paardensportorganisaties. |
| Tenant | De rechtspersoon of eenmanszaak die PonyPortaal afneemt via een individuele offerte en op wiens naam een subdomein wordt geactiveerd ([tenant].ponyportaal.be). |
| Eindklant | Een natuurlijk persoon (ouder, voogd, deelnemer) die via het portaal van een tenant gebruikmaakt van de dienst. |
| Offerte | Het schriftelijk of via e-mail verstuurde prijsvoorstel dat prijzen, facturatieritme, proefperiode en eventueel specifieke voorwaarden bevat voor een individuele tenant. |
| Dienst | De volledige functionaliteit van PonyPortaal zoals beschikbaar op het moment van contractsluiting, inclusief updates die Kerlinga naar eigen inzicht doorvoert. |
| AVG / GDPR | Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming). |
| DPA | De Verwerkersovereenkomst tussen Kerlinga en de tenant, conform art. 28 AVG, zoals opgesteld in dpa-template-v1.md. |
2.1. Deze algemene voorwaarden regelen het gebruik van PonyPortaal door de tenant. Zij vormen samen met de individuele offerte en de DPA de volledige overeenkomst tussen Kerlinga en de tenant.
2.2. Afwijkende of aanvullende voorwaarden van de tenant binden Kerlinga niet, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk aanvaard.
2.3. Kerlinga behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden te wijzigen. Materiële wijzigingen worden minstens 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd aan het contactadres van de tenant en vereisen een nieuwe acceptatie door de tenant alvorens ze van kracht worden voor die tenant.
3.1. De overeenkomst komt tot stand wanneer de tenant: (a) de individuele offerte van Kerlinga aanvaardt, (b) deze algemene voorwaarden en de DPA aanvaardt via de onboarding-flow, en (c) toegang ontvangt tot haar subdomein.
3.2. De duur van de overeenkomst wordt bepaald in de individuele offerte. Twee facturatieritmes zijn mogelijk:
a) Maandelijks ritme
info@kerlinga.com, met een opzegtermijn van één (1) kalendermaand. De opzegging wordt effectief op de laatste dag van de kalendermaand volgend op de maand waarin ze werd ontvangen.b) Jaarlijks ritme
info@kerlinga.com. Na deze deadline wordt het contract automatisch met een nieuw jaar verlengd.3.3. Een eventuele proefperiode, de duur ervan en de voorwaarden voor overgang naar een betalende overeenkomst worden vastgelegd in de individuele offerte. Er bestaat geen algemeen recht op een proefperiode.
3.4. Kerlinga kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien:
4.1. De prijs voor de dienst wordt individueel vastgelegd in de offerte. Prijzen zijn uitgedrukt in euro en zijn niet onderworpen aan BTW omdat Kerlinga geniet van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen onder art. 56bis WBTW. Dit wordt op elke factuur vermeld met de wettelijke verwijzing "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen".
4.2. De tenant ontvangt een factuur volgens het afgesproken ritme (maandelijks of jaarlijks vooraf). Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.
4.3. Bij niet-tijdige betaling is de tenant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verwijlinteresten verschuldigd aan de wettelijke interestvoet (WBTBH, wet betalingsachterstand handelstransacties), vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande bedrag, met een minimum van €40 conform dezelfde wet.
4.4. Kerlinga behoudt zich het recht voor om de dienst op te schorten tot volledige betaling is ontvangen, na ingebrekestelling met een betaaltermijn van 14 dagen. Opschorting ontheft de tenant niet van zijn betalingsverplichting.
4.5. Tariefwijziging: Kerlinga kan de tarieven jaarlijks herzien. Wijzigingen worden minimaal 60 dagen voor de vernieuwingsdatum schriftelijk aangekondigd. De tenant kan in dat geval de overeenkomst zonder verdere kost beëindigen op de vernieuwingsdatum, mits hij dit binnen 30 dagen na de aankondiging schriftelijk bevestigt.
5.1. Kerlinga verbindt zich ertoe de dienst naar beste vermogen en volgens de regels van de kunst ter beschikking te stellen. Dit is een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis.
5.2. Kerlinga spant zich commercieel redelijk in om de dienst continu beschikbaar te houden, maar geeft geen formele SLA-garantie op uptime, responstijden of foutloos functioneren. Onderhoud, updates, storingen bij hosting-partners of overmacht kunnen leiden tot tijdelijke onbeschikbaarheid.
5.3. Kerlinga informeert de tenant redelijkerwijs vooraf bij gepland onderhoud dat de dienst langer dan één (1) uur onbereikbaar zou maken.
5.4. Kerlinga neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform art. 32 AVG, zoals beschreven in de DPA. Concrete maatregelen omvatten onder meer: encrypted datatransport (HTTPS/TLS), database encryption-at-rest via Supabase, Row Level Security (RLS) op databankniveau, beveiligde authenticatie via httpOnly cookies en PKCE-flow, en periodieke security-review.
5.5. Kerlinga zorgt voor backups conform het beleid van haar hosting-partners (Supabase point-in-time recovery).
6.1. Support is beschikbaar via info@kerlinga.com.
6.2. Kerlinga streeft ernaar support-verzoeken te beantwoorden binnen vijf (5) werkdagen. Deze termijn is indicatief en bindt Kerlinga niet formeel.
6.3. Support omvat:
6.4. Support omvat niet:
7.1. De tenant is zelf verantwoordelijk voor:
7.2. De tenant zal de dienst niet gebruiken op een wijze die:
7.3. De tenant zal geen geautomatiseerde tools (scrapers, bots, load-generatoren) tegen de dienst inzetten zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kerlinga.
7.4. Bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 9 AVG): de tenant mag geen gezondheidsgegevens, gegevens over levensovertuiging, politieke opvattingen, seksuele geaardheid, biometrische of genetische gegevens, of andere bijzondere categorieën opslaan in de dienst (noch in structuurvelden, noch in vrije-tekstvelden, dynamische formulieren, notitievelden of bijlagen), tenzij hij beschikt over een eigen rechtsgrond conform art. 9.2 AVG én daarvan voorafgaand schriftelijk kennisgeving heeft gedaan aan Kerlinga. De volledige bewoording en sancties staan in clausule 5 van de DPA.
7.5. Minderjarigen: wanneer de tenant of zijn eindklanten gegevens van minderjarigen verwerken, verbindt de tenant zich ertoe te werken binnen het ingebouwde participant_guardians-mechanisme en de guardian consent-flow van PonyPortaal te respecteren. De tenant communiceert niet rechtstreeks met minderjarigen onder de 18 jaar zonder tussenkomst van een ouder of voogd.
8.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de dienst, inclusief broncode, design, documentatie, merken en logo's, blijven exclusief eigendom van Kerlinga (of haar licentiegevers).
8.2. Kerlinga verleent de tenant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de dienst voor de duur van de overeenkomst en binnen de grenzen van deze voorwaarden.
8.3. Data die de tenant in de dienst invoert (inclusief tenant-content en persoonsgegevens van eindklanten) blijft eigendom van de tenant, respectievelijk van de betrokkenen. Kerlinga verwerkt deze data uitsluitend als verwerker conform de DPA.
8.4. De tenant verleent Kerlinga een beperkt recht om zijn handelsnaam en logo te vermelden in referentielijsten en marketing-materiaal, tenzij de tenant dit uitdrukkelijk weigert via een e-mail naar info@kerlinga.com.
9.1. Kerlinga is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in haar verplichtingen onder deze overeenkomst.
9.2. Aansprakelijkheidsbeperking: de totale aansprakelijkheid van Kerlinga tegenover een tenant onder deze overeenkomst (alle hoofden samen: contractuele wanprestatie, onrechtmatige daad, en/of schending van de DPA) is beperkt tot het totaalbedrag dat de tenant gedurende de laatste twaalf (12) maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan Kerlinga heeft betaald voor de dienst.
9.3. Deze beperking is niet van toepassing bij:
9.4. Indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetverlies, verlies van data anders dan te wijten aan een tekortkoming van Kerlinga, reputatieschade en claims van derden zijn uitdrukkelijk uitgesloten van vergoeding.
9.5. Aansprakelijkheid voor GDPR-aangelegenheden: voor alles wat persoonsgegevens betreft geldt de specifieke aansprakelijkheidsclausule in §16.2 van de DPA. De DPA-clausule bepaalt onder meer dat GBA-boetes die rechtstreeks aan de tenant worden opgelegd voor zijn eigen verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke niet via contractuele schadeclaim op Kerlinga verhaalbaar zijn, behoudens toerekenbare tekortkoming van Kerlinga als verwerker.
9.6. Kerlinga onderhoudt geen aparte beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor GDPR-boetes. De tenant is vrij om voor zichzelf een dergelijke verzekering af te sluiten.
10.1. Geen der partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt onder meer begrepen: storingen bij hosting-partners (Supabase, Vercel, Mollie), grootschalige internet-uitval, DDoS-aanvallen, cyberincidenten ondanks genomen veiligheidsmaatregelen, natuurrampen, oorlog, pandemieën, overheidsmaatregelen en staking bij derden.
10.2. De getroffen partij brengt de andere zo spoedig als redelijk mogelijk op de hoogte van de overmachtssituatie en haar verwachte duur.
10.3. Bij overmacht die langer duurt dan zestig (60) opeenvolgende dagen kunnen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding.
11.1. Beide partijen behandelen de van elkaar ontvangen niet-publieke informatie als vertrouwelijk en gebruiken ze uitsluitend in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst.
11.2. Deze verplichting blijft van kracht gedurende de duur van de overeenkomst en gedurende drie (3) jaar na het einde ervan.
11.3. Vertrouwelijkheidsverplichtingen onder de DPA (clausule 7) gelden bovenop en onbeperkt in tijd voor persoonsgegevens.
12.1. Kerlinga kan de dienst op elk moment verbeteren, uitbreiden of aanpassen. Wezenlijke wijzigingen die de functionaliteit aanzienlijk beperken worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.
12.2. Updates worden automatisch uitgerold en vergen geen actie van de tenant.
12.3. Het verwijderen of ingrijpend wijzigen van een functie wordt zoveel mogelijk vermeden. Als dit toch nodig is (bijvoorbeeld door een beveiligingsrisico of een juridische vereiste), wordt de tenant tijdig gewaarschuwd en, waar mogelijk, een alternatief aangeboden.
13.1. De verwerking van persoonsgegevens door Kerlinga namens de tenant is onderworpen aan een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst (DPA), die een integraal onderdeel vormt van de contractuele relatie; zie dpa-template-v1.md.
13.2. De tenant aanvaardt de DPA gelijktijdig met deze algemene voorwaarden via de onboarding-flow. Zonder aanvaarding van de DPA is gebruik van de dienst niet toegestaan.
13.3. Kerlinga maakt gebruik van subverwerkers (Supabase, Vercel, in de toekomst AWS SES). De actuele lijst en het wijzigingsbeleid zijn opgenomen in subprocessor-changelog.md.
14.1. Bij beëindiging van de overeenkomst, om welke reden ook, blijft de tenant gedurende een grace-window van dertig (30) dagen beschikbaar tot zijn data, inclusief de mogelijkheid tot volledige export via de admin-interface of via een eenmalig door Kerlinga aangeleverde tenant-data export (ZIP met JSON/CSV/PDF).
14.2. Na het verstrijken van de grace-window verwijdert Kerlinga alle persoonsgegevens van de tenant binnen negentig (90) dagen, met de volgende wettelijke uitzondering: facturen en creditnota's worden gedurende zeven (7) jaar bewaard conform het KB van 21 oktober 2018 en het WIB92 art. 315.
14.3. Anonymiseringstechnieken voor deze bewaarde records zijn gespecificeerd in §8.2.1 van het privacy-ontwerp.
14.4. De tenant kan tijdens de grace-window kosteloos een machine-leesbare export van alle tenant-data opvragen. Aanvraag via info@kerlinga.com.
15.1. Gedeeltelijke nietigheid: indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig, ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die de oorspronkelijke intentie zo dicht mogelijk benadert.
15.2. Overdracht: de tenant mag zijn rechten en verplichtingen onder deze overeenkomst niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Kerlinga. Kerlinga mag haar rechten en verplichtingen overdragen in het kader van een fusie, overname of bedrijfsreorganisatie, mits de tenant hiervan tijdig op de hoogte wordt gebracht.
15.3. Volledige overeenkomst: deze algemene voorwaarden, samen met de individuele offerte en de DPA, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken over hetzelfde onderwerp.
15.4. Toepasselijk recht: deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).
15.5. Bevoegde rechtbank: eventuele geschillen die niet minnelijk kunnen worden opgelost, vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Brugge.
15.6. Contact: voor vragen over deze voorwaarden kan de tenant zich wenden tot info@kerlinga.com of telefonisch tot +32 490 40 14 16.
Aanvaard door de tenant door middel van een verplichte checkbox in de onboarding-flow, samen met de DPA. De timestamp en versie worden bijgehouden in tenants.terms_accepted_at en tenants.terms_version.
Versie 1.0 · 15 april 2026 · eerste uitgifte vóór go-live.